Casa Națională de Pensii Publice a lansat recent un proiect privind modernizarea sistemului de management al documentelor

 

Casa Naţională de Pensii Publice implementează, începând cu 08.10.2012, proiectul "Îmbunătățirea gestiunii documentelor în Casa Națională de Pensii Publice și instituțiile sale subordonate".

Proiectul, cod SMIS 26933, este cofinanţat din FONDUL SOCIAL EUROPEAN prin Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative 2007-2013 și are o valoare totală eligibilă (fără TVA) de 17.974.444,96 lei, din care 15.278.278,21 lei reprezintă valoarea eligibilă nerambursabilă din Fondul Social European, iar  2.696.166,75 lei – cofinanţarea eligibilă a beneficiarului.

Obiectivul general al proiectului constă în îmbunătăţirea furnizării de servicii publice, printr-un management bazat pe proceduri, automatizat şi obiectiv al activităţii Casei Naţionale de Pensii Publice.

Acest lucru se va realiza prin introducerea unui concept modern de document electronic, având la bază o soluție informatică pentru managementul documentelor, care să integreze toate documentele legate de  fluxurile operaționale, bugetare, financiare și contractuale ale Casei Naționale de Pensii Publice şi ale instituțiilor din subordine, permițând acestora creșterea productivității, scăderea costurilor, îmbunătățirea deciziilor manageriale, cu impact direct asupra calității și eficienței serviciilor furnizate către asigurați, pensionari, persoane juridice.

Beneficiarul direct este constituit din Casa Naţională de Pensii Publice și instituțiile subordonate prin faptul că implementarea aplicaţiei de management electronic al documentelor oferă angajaţilor condiţii tehnice de acces rapid la informaţiile necesare îndeplinirii sarcinilor ce le revin. Aplicabilitatea sistemului va fi asigurată prin cursuri de instruire pentru utilizarea aplicaţiei informatice, precum şi în domeniul cunoașterii și utilizării unor proceduri de lucru actuale și unitare. Se creează astfel premisele îmbunătăţirii eficienţei individuale a angajaţilor proprii.

Beneficiarii indirecţi ai implementării cu succes a proiectului sunt: pensionarii, asiguraţii sistemului public de pensii administrat de către CNPP, asiguratorii.

Principalele activităţi, desfăşurate pe o perioadă de 12 luni, în CNPP și instituțiile sale subordonate, sunt: realizarea unui sistem IT integrat, modern, de administrare a proceselor de muncă prin sistemul work-flow și administrarea avansată a documentelor; instruirea utilizatorilor aplicaţiei informatice; training destinat aprofundării procedurilor și fluxurilor informaționale cu caracter unitar aplicate la nivelul CNPP și al instituțiilor sale subordonate; organizarea unor întâlniri de documentare în domeniul managementului modern al documentelor în instituţii internaţionale similare; realizarea studiului privind furnizarea serviciilor de expertiză medicală și recuperarea capacității de muncă de către CNPP prin Institutul Național de Expertiză Medicală și Recuperarea Capacității de Muncă (INEMRCM), precum și a studiului privind introducerea unui sistem unitar actualizat de proceduri operaționale în vederea eficientizării managementului la nivelul CNPP și al instituțiilor din subordine, implementarea unor standarde de cost-calitate a serviciilor publice furnizate.

Implementarea proiectului are următoarele beneficii pe termen scurt:

• urmărirea documentelor pe tot ciclul de viață prin definirea circuitelor specifice, precum și urmărirea în timp real a documentului pe circuit;

• monitorizarea calității serviciilor prestate de către angajații CNPP și ai instituțiilor subordonate;

• introducerea unui sistem de raportare complex privind documentele gestionate, task-uri referitoare la acestea, statistici privind documentele;

• evidențierea localizării fizice a documentelor în structuri ierarhice de dosare și secțiuni de dosare;

• indexarea documentelor în interiorul arhivei în vederea reducerii timpului de căutare;

• integrarea arhivelor deja existente în cadrul CNPP la noul sistem;

• introducerea unor mecanisme de arhivare/dezarhivare, precum și instrumente de gestiune a operațiilor de arhivare/dezarhivare;

• elaborarea unor instrucțiuni clare pentru utilizator, sub formă de activități (ce are de efectuat, lista task-urilor ce îi revine în conformitate cu fluxurile informaționale, etc.);

• realizarea unui corp de funcţionari instruiţi, capabili să folosească programele informatice implementate.

Prin proiect se vor atinge o serie de indicatori relevanți cum ar fi:

• 1 set de standarde de cost-calitate implementate;

• 112 angajați instruiți pentru utilizarea sistemului electronic de management al documentelor;

• 100 de angajați participanți la trainingul de aprofundare a procedurilor și fluxurilor informaționale cu caracter unitar utilizate de către CNPP și instituțiile din subordine;

• 6 participanţi la două vizite de studiu realizate în instituții similare din țări precum Marea Britanie și Olanda.

La finalul implementării, CNPP și instituțiile subordonate vor utiliza efectiv următoarele instrumente:

• o soluție informatică modernă și funcţională;

• un set de proceduri operaționale actualizate și unitare, cu rol considerabil în eficientizarea managementului perfomanței;

• un standard de cost-calitate ce va contribui la reducerea costurilor administrative.

Persoană de contact pentru orice fel de relaţii în legătură cu acest proiect: Nelia Bârsășteanu, manager de proiect, Director, Direcţia Informatică şi Evidenţă Stagii de Cotizare, e-mail: nelia.barsasteanu@cnpas.org.